Как правильно сшить приказы по детям в архив

Как правильно сшить приказы по детям в архив

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?


Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г. № 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.

В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

К единицам

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола.

При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело.

Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.
Как сшивать документы для налоговой, рассказывается .

О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается . Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве. В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том,

Как прошить приказы в архив

Сведения об этом в описи не указываются.

  1. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
  2. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
Рекомендуем прочесть:  Как быстро пересдать на права

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а.

Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Автор КакПросто!

Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Статьи по теме:

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано.

Инструкция 1 Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке.

Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов. Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Они бывают:

Стандартные.

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  2. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив Москва 1999 Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов. 1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Как сшить приказы в архив

— — Смотрите видео, как прошивают архивные папки Дыроколом (прошнуровка) Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства.

Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности.

Такие правила регламентированы разными нормативными актами.

Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы.

Внимание Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше.

Как сшить документы для архива

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве. Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги.

Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация.

Смотрите также:

Как переписать на одного человека долю квартиры чтобы продать
Оглавление:Как переписать долю в квартире на родственникаСколько стоит переписать долю в квартире у нотариусаПереоформить долю в приватизированной квартире на другого дольщика. СоветыКак переписать долю в квартире на родственникаКак...
Закупки гсм до 100 тысяч по 44 фз казенное учреждение
Оглавление:Закупка до 100 тыс. рубКак необходимо вносить в ПУЗ ЭБ закупки до 100 тыс. по виду расхода (242, 244), одной строкой (на общую сумму) или по каждой малой закупке?Можно ли осуществлять закупки только у единственного поставщика договорами до 100...
442 ст 15 п 3
Оглавление:Сравнительный анализ законов о социальном обслуживании граждан: от 28 декабря 2013 г. N 442-ФЗ, от 10 декабря 1995 г. N 195-ФЗ и от 2 августа 1995 г. N 122-ФЗ (подготовлен экспертами компании «Гарант»)Пояснительная записка к законопроекту о...
Сколько сейчас я буду получать пенсию если получала 8700
Оглавление:Расчет пенсии для родившихся до 1967 года: порядок оформления начисленийПенсии работающих пенсионеровРасчет пенсии для родившихся до 1967 годаКакая пенсия должна быть по справедливости?Как учитывается советский трудовой стаж при...
Почетный донор россии и 2020 какая будет сумма в оренбурге
Оглавление:Размер выплаты почетным донорам в 2020 году — сколько платят за сдачу крови?Какие льготы у почетных доноров � России в 2020 годуВыплаты и льготы почетным донорам в 2020 годуВыплаты и индексация почетным донорам в 2020 годуПочетный донор...
Внутридомовая система водоснабжения в частном жилом доме
Оглавление:Схема водоснабжения частного дома с подключением к центральной магистрали или при подключении к автономному источникуПроектирование водоснабжения многоквартирного домаВодопровод в частном загородном доме своими руками: правила...